Que a organização é um fator primordial para o bom funcionamento de equipes é algo óbvio! Isso já estamos cansados de ouvir, mas e na prática? Ah, a prática… Na prática tudo se torna mais complicado.

Quando trabalhamos com mais de uma pessoa, é natural que no início os processos não fiquem tão alinhados, isso porque são pessoas diferentes, que trabalham de formas diferentes e com processos diferentes. Você já deve imaginar o efeito que isso causa na equipe se não tiver processos bem estruturados, né? Desordem, estresse, desmotivação e conflitos podem surgir.

Contudo, não precisa entrar em pânico! Se você quer algumas dicas para melhorar a organização de trabalho em equipes de Marketing, está no lugar certo.

Vamos lá! 🙂

Desmembre funções e processos

Para começar, é importante fazer uma análise bastante meticulosa para ver se todas as atribuições dos colaboradores estão justas e coesas. Se não há alguma sobrecarga ou falta de tarefas na pauta dos colaboradores.

Se você é o gestor responsável pela equipe de Marketing, já deve saber que essa não é uma das tarefas mais fáceis. Entretanto é inviável cobiçar uma equipe organizada se não partir do princípio.

Pontos para considerar ao fazer a divisão:

Não existe uma fórmula mágica para fazer a divisão, mas existem pontos que deverão ser analisados.

1. Planejamento de projetos: Em toda equipe de Marketing, seja interno ou externo, é necessário que exista um profissional responsável pelos projetos e planejamento de ações. Que pode ser um gestor ou um CMO. Dessa forma, se torna mais fácil organizar e designar as responsabilidades para os demais integrantes.

2. Cargos dos funcionários: Se há mais de uma pessoa com o mesmo escopo, analise as atribuições dos funcionários. Faça o balanceamento das atividades.

3. Fragmente processos: Essa é uma parte importante, pois permite visualizar uma tarefa que a princípio pode parecer parece simples, quando na verdade exige um grande envolvimento e demanda de tempo.

Uma publicação na rede social, por exemplo, quem criou a legenda? Quem criou a imagem? Quem irá postar? Quem irá patrocinar? O que parecia uma simples tarefa, foi fragmentada em 4 etapas. Experimente fragmentar os processos para ter a real percepção do envolvimento da equipe com a tarefa.

4. Demanda e prazos: E, é claro, outro ponto crucial é estar atento à demanda. Para ter uma organização sem furos, determine todas as ações que precisarão ser feitas. Estipule prazos realistas e, a partir daí, aponte os responsáveis.

5. Centralize todos os projetos: Se tratando do Marketing, as chances de ter apenas um projeto rodando é quase nula. Por isso, seja esperto! Use a tecnologia ao seu favor, utilize uma ferramenta onde você poderá ter liberdade de adicionar projetos, envolver pessoas e organizar a pauta de toda a equipe.

Comunicação clara

Não é bater na mesma tecla sempre, mas uma equipe que não se comunica, é uma equipe que não está em sintonia. E se não está em sintonia, como saber se as diretrizes do projeto foram entendidas, o que cada um está desenvolvendo e o que já foi finalizado?

Fica claro que sem a comunicação o cenário pode ficar caótico rapidamente. Vale ressaltar que a comunicação clara não é apenas narrar as ações feitas. A comunicação deve existir no Briefing do projeto, nas reuniões, para manter todos os envolvidos cientes se houver alterações no escopo e etc…

Não queremos que vocês fujam dos métodos mais tradicionais, como o e-mail. Contudo, tem certas ocasiões que o e-mail não se faz eficiente, além de passar uma sensação de frieza.

Antes que você comece a pensar todas as situações que já passou por não ter tido uma comunicação clara, vamos focar na solução de como melhorar a organização do trabalho em equipes de Marketing.

Dicas para melhorar a comunicação

• Sem entrelinhas: Você tem certeza que quer repassar o projeto com furos de informações ou frases não tão explicadas? É uma responsabilidade muito grande para assumir por descuido. Seja precavido! repasse todas as informações possíveis e impossíveis, com palavras claras sem duplo sentido ou ironia.
• Pergunte se foi claro: É, pergunte! Que mal há em perguntar se todas as responsabilidades ficaram claras para a equipe? Além de garantir que o projeto está sendo bem executado, demonstra que você não tem problema em ajudar.
• Estimule o trabalho em equipe: Sabemos que nem sempre as pessoas estão nos seus melhores dias e acabam querendo não interagir tanto. Porém, se isso for parte da rotina, algo está errado.  Engajar a sua equipe a trabalharem juntos vai ajudar a sanar dúvidas rápidas e aumentar a produtividade.

Pensa comigo, você está com uma pequena dúvida, pequeninha mesmo, que pode ser sanada rapidamente com uma simples pergunta. Porém, você não se sente confortável com aquela pessoa e, o que poderia ser resolvido com apenas com uma pergunta, se torna um e-mail, aguardar uma resposta. Quando finalmente foi respondido, é um “Não entendi”. Vale a pena diminuir a produtividade por falta de comunicação na equipe? Não!

Estimule a sua equipe a trabalhar em conjunto. Evite que cada um fique apenas no seu canto. Afinal, estamos falando de uma equipe, não é mesmo?

Ferramentas que facilitam a comunicação

1. Slack: Se você ainda não conhece essa ferramenta superprática, passou da hora de conhecer. O slack é uma ferramenta de conversas, onde permite separar por canais, anexar arquivos e pesquisar históricos. É uma mão na roda para conversar sobre projetos, tirar dúvidas rápidas e mostrar o desenvolvimento para todos do mesmo canal.
2. Zoom: Não está presencialmente e não pode deixar de participar da reunião? O Zoom é uma ótima opção para não deixar de participar. Ele um aplicativo de videoconferência que pode facilitar muito a integração dos colaboradores externos.
3. Operand: Operand é aquela ferramenta onde tudo está em um único lugar. Projetos, arquivos, pautas, comentários, menção, Briefing e muito mais. É uma ótima forma de visualizar todos os projetos e os comentários de cada um de forma simples, sem precisar caçar informações.

Organize os seus projetos e documentos

Agora que você já sabe como organizar a equipe e melhorar a comunicação, está na hora de organizar os seus projetos e documentos. Seja honesto, você alguma vez já disse “ Onde foi que eu guardei isso? “ Se sim, sabe a importância desse tópico.

Não tem situação mais constrangedora que alguém solicitar um projeto feito por você, mas você não tem noção de onde foi mantido. Vamos evitar esse constrangimento? Garanto que é mais fácil do que parece melhorar a organização de trabalho em equipes de Marketing.

Google Drive

O Google Drive é simplesmente perfeito para acomodar todos os seus projetos. Isso porque você pode compartilhar pastas e arquivos com os demais membros da equipe, tornando fácil encontrar documentos importantes.

Seja coerente, não basta só sair montando pastas no drive e esperar que fiquem organizadas. Você pode criar uma pasta central e através dessa pasta, criar outras pastas contendo meses, nome de projetos e afins. Converse com a sua equipe sobre qual é a forma mais fácil de visualizar.

Vale destacar que essa dica é para todos os tipos de projetos, para os já concluídos, em andamento e aqueles que ainda serão executados.

E com um plus ainda melhor! Também é possível criar documentos docs, planilhas, slides e entre outras ferramentas superúteis para manter a organização e o planejamento de fácil acesso.

Agendamento de reuniões

Muitas vezes os atrasos em reuniões costumam ser normais, sobretudo para quem trabalha com atendimento. E quanto ao não comparecimento? Já aconteceu com você de não ir para uma reunião muito importante porque esqueceu?

Com certeza pode ir para a lista dos momentos mais embaraçosos. Mas isso pode ser evitado utilizando ferramentas de reuniões com lembretes. O Google Agenda é uma delas. Além de ser possível visualizar através do calendário os horários disponíveis e ocupados do seu time. Não é o máximo?

Agendar as reuniões com antecedência e advertir os colaboradores que a reunião está próxima, também é uma excelente forma de melhorar a organização de trabalho em equipes de Marketing.
Usufrua bastante dessa ferramenta para que o planejamento flua corretamente. Sem que ocorra atrasos por motivos supérfluos ou falta de atenção.

Ufa! É isso. Essas foram as nossas 4 dicas para melhorar a organização de trabalho em equipes de Marketing. Há algo a mais que você faz para melhorar a sua organização? Conta pra gente!