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8 estratégias para uma gestão do tempo eficaz

Imagem: homem ao lado de um relógio gigante e ampulheta, representando a gestão do tempo.

Quantas vezes você já se sentiu frustrado ao fim de um dia de trabalho porque não conseguiu dar conta do que havia planejado entregar? Essa é, de fato, uma sensação incômoda especialmente porque ela revela a sua dificuldade em se manter produtivo e cumprir o que estava previsto para aquele dia.

Normalmente, é nesses momentos que você pensa: “Ah, se meu dia tivesse mais de 24 horas.” Definitivamente, essa não é a solução. Até mesmo porque mais tempo temos, maior o número de tarefas que são demandadas e incluídas na pauta.

Além disso, não adiantaria ter 36 horas e continuar gerenciando as suas atividades e o seu tempo da mesma forma. Pode não parecer, mas se o tempo corre entre os nossos dedos temos mea culpa. Isso porque a origem da dificuldade de gerenciar o tempo reside em aspectos como a desorganização e a falta de foco. Ou seja, os nós da produtividade começam a surgir por conta de hábitos pouco saudáveis que insistimos em manter.

A boa notícia é que dá para fazer diferente. Uma gestão do tempo eficaz está ao alcance de todos. O primeiro passo é reconhecer os possíveis gargalos da sua rotina e, depois, pensar em como se reorganizar para fazer um uso inteligente da sua carga horária de trabalho.

Quer fazer mais em menos tempo e chegar ao fim do dia com a sensação de dever cumprido? Continue lendo esse artigo! Descubra como fazer uma gestão do tempo eficaz e aumentar sua performance.

 

Benefícios de uma gestão do tempo eficaz

Um dos maiores benefícios de fazer uma gestão do tempo adequada, é conquistar uma rotina mais leve, que deixa você mais tranquilo e confiante. Veja, a seguir, essa e outras vantagens de melhorar o gerenciamento das suas atividades, conquistando mais produtividade.

Além disso, as pessoas que convivem com você – seja no trabalho, seja em casa – também sentem a diferença.

1. Tudo sob controle: com uma gestão do tempo adequada, você consegue acompanhar a sua agenda e ter muito mais visibilidade sobre as tarefas que estão na sua pauta. Ao seu organizar e prever a execução das atividades que lhe foram atribuídas, você reduz muito as chances de atrasar ou comprometer uma entrega.

2. Aumento de produtividade: essa não é só uma vantagem, mas também um dos principais objetivos com a gestão do tempo. A partir do momento que você sabe o que precisa ser feito e quando, se torna muito mais fácil gerenciar as demandas, organizando-as em sua lista de tarefas. Ao saber o que já foi feito e o que está por vir, quando você conclui uma tarefa, já sabe exatamente qual a próxima. Ou seja, não perde tempo se organizando, o que diminui os níveis de ansiedade e estresse.

3. Menos retrabalho: quando você prioriza a gestão do tempo e passa se organizar, o fluxo de trabalho funciona muito melhor, levando à diminuição de erros e de refações. Anote tudo o que for relevante e planeje as atividades necessárias e você verá o índice de retrabalho diminuir.

4. Uso inteligente do tempo: você sabe que tem um limite de horas de trabalho por dia e não é possível ir muito além disso. Se não é possível criar mais tempo, é preciso, sim, fazer um uso mais inteligente da sua carga horária diária. Essa é a proposta da gestão do tempo: aprender a usar um recurso escasso, para obter mais benefício e se preparar para outras oportunidades.

5. Foco no que realmente importa: com a gestão do tempo, você consegue alocar a sua energia nas tarefas de mais impacto. Ou seja, desse modo irá dedicar mais horas àquilo que for realmente relevante para você e para a empresa.

6. Menos problemas: a partir do momento que você começa a fazer a gestão do tempo e assume o controle das suas atividades, a organização torna tudo muito mais simples. Dificilmente, você irá deixar de comparecer a uma reunião ou esquecer um deadline, se fizer uma gestão do tempo adequada. Na prática, isso quer dizer que gerenciar o seu tempo evita e problemas.

 

8 estratégias para uma gestão do tempo eficaz

Agora que você já conhece os benefícios de investir em uma gestão do tempo adequada, é hora de pensar em como fazer isso. Pensando em ajudá-lo, elencamos oito estratégias capazes de fazer do tempo o seu grande aliado.

 

1. Qual a prioridade de cada tarefa?

Antes de dar início ao seu trabalho, liste as tarefas que precisam da sua atenção, indicando a prioridade de cada uma delas. Para facilitar, você pode aprender a usar a Matriz de Eisenhower, que ajuda a classificar as atividades como importante e não-importante e urgente e não-urgente.

Com essa ferramenta, o exercício de priorizar suas tarefas e focar naquelas que são mais importantes se tornar mais simples e, aos poucos, natural.

 

2. Aprenda a delegar tarefas

É claro que ninguém fará as coisas do mesmo modo que você, mas isso não quer dizer que elas não serão benfeitas. Muitas vezes, por preciosismo, as pessoas assumem mais tarefas do que dariam conta, o que leva a estresse, atrasos e queda na produtividade. Tenha em mente que delegar não quer dizer que você está fugindo das suas responsabilidades. Pelo contrário, você está colocando a tarefa nas mãos de uma pessoa habilidosa e competente e continuará acompanhando o andamento.

 

3. Supere a procrastinação

Ao lado de distrações como redes sociais, checagem de e-mail e telefone, a procrastinação é uma das principais vilãs da produtividade.

Na prática, parte do tempo que poderia ser focado para a realização de uma tarefa, acaba sendo gasto no exercício sabotador de ‘deixar para depois’. Como as tarefas mais complexas e/ou menos prazerosas são adiadas, outras atividades pouco (ou nada) importantes roubam o seu precioso tempo. Não deixe que isso aconteça!

Sempre que pensar em procrastinar, visualize a importância e o potencial resultado daquela tarefa em curto, médio e longo prazo. Isso vai ajudá-lo a seguir em frente com foco na execução.

 

4. Liste as tarefas

Uma vez colocadas em ordem de prioridade, o próximo passo é fazer uma lista de todas as tarefas previstas para o dia ou para a semana. Também conhecidas como “To-do list”, esse tipo de anotação é essencial para orientá-lo durante a execução do seu trabalho.

Lembre-se de ser realista e coerente, não adianta colocar a redação de um dossiê para ser feita em um dia, se você sabe que a tarefa exigirá mais tempo. Defina deadlines coerentes e trabalhe para cumpri-los!

 

5. Evite o estresse

Você pode, sim, evitá-lo! Ao escolher se organizar e delegar, por exemplo, você otimiza o seu desempenho e evitar qualquer tipo de desgaste. Quando você conhece o seu potencial de atendimento e aceita somente o que é capaz de dar conta com tranquilidade, também escolhe evitar o estresse.

Na prática, quando você faz a gestão do tempo com inteligência o trabalho deixa de ser desgastante, evitando o estresse.

 

6. Ser multitarefa não é produtivo

Quem vê um profissional se virando e fazendo mil coisas ao mesmo tempo, pode até pensar que ele é muito produtivo. Na maioria das vezes não é bem assim. Isso porque, frequentemente, quem faz muitas tarefas simultâneas tem dificuldade de manter o foco e concluir a atividade com a atenção necessária.

Os profissionais que conseguem focar e se concentrar em uma coisa de cada vez têm um desempenho superior. Na tentativa de ser multitarefas você pode sabotar sua produtividade.

 

7. Aprenda a dizer não

Para não se prejudicar, essa é uma regra de ouro que você precisa seguir à risca.
Antes de aceitar qualquer demanda ou solicitação nova, verifique a sua lista de tarefas. Se você tiver com a pauta cheia, saiba dizer um “não” educado, apresentando suas razões.

Não adianta assumir mais responsabilidades, para ajudar os colegas ou atender o gestor, se você irá precisar deixar outras tarefas para depois. Respeite o que já está na sua lista e o seu potencial! Não assuma mais nada, se você for precisar de um esforço muito além do habitual para dar conta.

 

8. Sempre que preciso, faça pausas

Se o cansaço bater, a criatividade faltar ou você tiver totalmente desconcentrado, faça uma pausa. Pare por alguns minutos. Busque caminhar pela sala, trocar ideias com um colega, tomar um café ou, simplesmente, ouvir uma música.

Intervalos como esses, ainda que curtos, são importantes para oxigenar a mente e reenergizar o corpo.

Agora que você já conhece uma série de boas práticas adequadas para uma gestão do tempo mais inteligente, é importante pensar também em ferramentas que podem auxiliar você neste desafio.

O Operand (conheça aqui) é um software de gestão que traz uma série de funcionalidades para estabelecer um fluxo de processos claro e aumentar a produtividade das equipes de trabalho. A ferramenta pode ajudar GPs a gerenciar seus projetos de forma mais eficaz e assertiva.

Larissa Muhlbauer

Pós graduada em Marketing e Comunicação Estratégica e Especialista em Marketing Digital pela Sustentare Escola de Negócios. Trabalha com marketing e comunicação há mais de 6 anos. Atualmente, atua como analista de marketing digital na Operand.

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