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Como escolher um espaço para os eventos da sua empresa?

Escolher um espaço para a realização de eventos é uma tarefa muito importante que deve ser executada com muito planejamento e responsabilidade. Confira as dicas a seguir para ser assertivo nessa etapa

 

Você já deve ter ouvido falar que existem muitos fatores que definem o sucesso ou o fracasso de um evento, não é mesmo? Entre eles, além de um ótimo planejamento de estratégias digitais alinhado às expectativas do evento, um item que merece uma atenção especial é a escolha do espaço mais adequado para os objetivos e as necessidades da empresa organizadora.

Sabemos que diversos fatores influenciam nossas decisões e que é preciso ter em mente que um bom planejamento médio que conte com a previsão do número de convidados, estrutura, estratégias de marketing digital, planejamento de comunicação e recursos necessários, é fundamental para uma decisão acertada e que cumpra com todas as exigências de realização do evento.

Em dúvida sobre qual é o melhor local para você? Listamos alguns aspectos que podem — e devem — ser considerados no processo de escolha de um espaço para o seu evento. Confira!

 

Estude a personalidade do local

Um espaço diz muito sobre o evento que ele vai abrigar. Por isso, considere a personalidade do local antes de fazer a sua escolha. Qual é a principal sensação que ele passa? Quais são as sensações que ele traz às pessoas presentes? Qual é a mensagem transmitida pelo ambiente? É muito importante que cada uma dessas respostas se identifique com o objetivo e espírito do evento que você está organizando.

Um local pode ser projetado de forma que estimule algum tipo de comportamento nas pessoas, transmita sensações ou gere emoções. Cada detalhe ali presente compartilha uma ideia, princípio e identidade. Muita coisa pode ser dita por meio da decoração, mobília e até mesmo pela arquitetura do espaço.

Por isso, para que os seus participantes se sintam confortáveis, invista em um ambiente agradável e que crie algum tipo de identificação com o público do seu evento. Você quer estimular a criatividade, participação, planejamento ou fechamento de negócios? Lembre-se sempre do objetivo principal da sua ação e ajuste a sua escolha de acordo com ela.  

 

Verifique a localização e a facilidade de acesso

Considere a localização como um dos aspectos mais importantes da sua decisão. O espaço de eventos escolhido é bem localizado? O local é muito distante ou difícil de achar? De que forma os participantes poderão chegar ao evento? Confira todas as questões e evite situações estressantes logo no início do seu evento.

Cheque se existe algum estacionamento e/ou manobristas disponibilizados pelo espaço — ou que seja terceirizado — nas imediações. Além disso, também é importante conferir as possibilidades de transportes públicos e pontos de táxi que passem pela região.  

Outra questão que deve ser levada em consideração é a facilidade de acesso. O local precisa oferecer toda a estrutura para que os seus fornecedores consigam realizar todas as entregas necessárias no local. Também é importante pensar no acesso de ambulâncias, bombeiros e equipes médicas, caso seja necessário.

Caso você opte por contratar um lugar pouco conhecido ou de difícil acesso, uma boa dica é sempre colocar um mapa nos convites e materiais de divulgação do evento. Investir em opções de telefones úteis, como os de centrais ou aplicativos de táxi, também pode ser muito eficiente.

 

Pense na acessibilidade

O local escolhido oferece todos os serviços necessários para facilitar a acessibilidade dos seus participantes? É necessário fazer uma vistoria minuciosa para garantir que todas as alterações necessárias sejam providenciadas de forma que as pessoas com mobilidade reduzida ou algum tipo de necessidades especiais sejam bem recebidas.

Banheiros adaptados, rampas de acesso, portas largas e piso tátil são alguns dos elementos que podem oferecer maior conforto e melhorar a experiência dos participantes.

 

Priorize a segurança

É preciso prezar pela segurança dos participantes em todos os sentidos, dentro e fora do evento. A região escolhida é segura? O bairro possui uma alta estatística de assaltos? A rua é bem iluminada e movimentada? Considere todas essas questões antes de fechar negócio com um espaço de eventos.

O local escolhido oferece uma equipe de segurança suficiente para a capacidade do seu público? Se a resposta for negativa, considere a contratação de profissionais terceirizados. Fique atento a capacitação e experiência da equipe contratada para a solução de eventuais contratempos.

Também é muito importante levar em consideração a funcionalidade das saídas de emergências e extintores de incêndio disponíveis. Lembre-se de sempre evitar a aglomeração exagerada de pessoas e informar a todos os participantes sobre os procedimentos de emergência.  

Por falar em aglomeração, alguns aplicativos para eventos disponibilizam uma ferramenta calculadora de tamanho de salas. Assim, é possível calcular qual é o tamanho ideal a ser contratado para comportar os participantes de maneira confortável e segura.

 

Avalie a infraestrutura disponibilizada

Uma infraestrutura adequada é um dos principais pontos que deve ser considerado na hora da escolha de um espaço para eventos. É preciso observar as condições de uso dos banheiros, cozinha, salão central e área de carga de descarga para os fornecedores.

Com a tendência da criação de eventos cada vez mais conectados, todas as áreas devem ser cuidadas para facilitar o acesso à experiência online. Confira o tipo de conexão disponibilizado e evite qualquer tipo de imprevisto durante as apresentações.

Além disso, também é importante estar atento à acústica e climatização do local. Alguns itens como fácil conexão à energia elétrica, disposição de equipamentos para a transmissão de vídeos e demais recursos devem ser verificados com atenção.

 

Atente-se à adequação em relação às exigências de alvará

Imagine a situação: você planeja cada etapa do seu evento de acordo com as normas necessárias, mas quando chega o grande dia ele é cancelado porque o local escolhido não possui alvará de funcionamento. Seria um verdadeiro pesadelo, não é mesmo?

Por isso, sempre verifique com as autoridades responsáveis se o espaço possui autorização para realizar o tipo de evento que você está organizando. Tenha consciência que, independente da extensão do acontecimento, é preciso está regularizado junto à prefeitura.

Escolher um espaço para a realização de um evento é uma tarefa muito importante que deve ser executada com muito planejamento e responsabilidade. Mas, fique tranquilo! Ao seguir essas dicas simples é possível acertar na escolha.

Como você pode perceber, cada um desses pontos é fundamental para a escolha de um espaço para eventos adequado e influencia diretamente no sucesso do projeto. Quer saber mais sobre o assunto? Então descubra 10 motivos para expor em uma feira de negócios!

 

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Julia Munhoz

é analista de Conteúdo e editora do blog da mobLee, onde lidera a produção de conteúdos do blog oficial da empresa. É formada em Fotografia e Design. Pós-graduada em Marketing e Comunicação.

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