A tecnologia na gestão de agências torna possível informatizar e otimizar processos, virtualizar operações e conquistar mais eficiência com o uso de ferramentas inteligentes

Cada vez mais a era da transformação digital influencia o modo como vivemos, trabalhamos, estudamos e interagimos. Tanto é verdade que já é impossível dissociar a vida moderna e a inovação. Elas estão diretamente conectadas: evoluímos e mudamos à medida que temos novos recursos à disposição. Se é assim, porque deixar de investir em tecnologia na gestão?

Pode ser difícil de acreditar, contudo a verdade é que muitos gestores de empresas, inclusive de agências, hesitam quando o assunto é o investimento em novas soluções tecnológicas. É urgente mudar essa perspectiva e rever essa postura.

Para crescer é fundamental inovar: esse é o movimento indispensável para o sucesso nesta nova era digital. Ao incorporar tecnologia na gestão de agências, é possível informatizar e otimizar processos, virtualizar operações e conquistar mais eficiência com o uso de ferramentas inteligentes.

Quando você deixa de investir na modernização do gerenciamento você limita e compromete o desempenho e o crescimento da agência. Entenda, a seguir, como  sua empresa perde dinheiro quando deixa de apostar em tecnologia e identifique, com clareza, o retorno desse tipo de investimento. Boa leitura!

Quanto e o que você perde quando deixa de investir em tecnologia na gestão?

Quando o gestor opta por não participar desse movimento de inovação, a agência tende a perder seu potencial de crescimento.

De acordo com estudo da TNS Research, as empresas que adotam soluções de mobilidade e computação em nuvem registram um crescimento de 53% maior para as empresas  em relação às demais.

Já aquelas que investem na adoção de sistemas de gestão, segundo a Aberdeen Research, se tornam até 73% mais produtivas, sem arcar com novos custos. E, ainda, registram redução de 18% nas despesas operacionais e 16% nos custos administrativos.

Na contramão, as agências que deixam de investir em tecnologia na gestão acumulam perdas. Veja algumas delas a seguir:

#1 Sem tecnologia na gestão, a agência perde produtividade

Quando o gestor deixa de apostar em soluções tecnológicas para gerenciamento, ele e seu time perdem produtividade. Isso porque, com a automatização de parte do trabalho, uma boa ferramenta de gestão é capaz de proporcionar eficácia e  eficiência. Logo, há uma redução de incidência de erros comuns, os processos são estruturados e o time integrado.

Esse movimento leva à economia de horas de trabalho e à construção de uma estratégia mais assertiva. Porém, sem uma ferramenta de gestão, nada disso é possível.

#2 Falta de organização adequada gera atrasos

É da natureza das agências sofrer com os prazos apertados. Sem tecnologia na gestão fica ainda mais difícil controlar os deadlines e as entregas.

Perceba que uma perda leva à outra: se a produtividade da agência está baixa, o time precisa de mais tempo para concluir uma mesma entrega, atrasando a conclusão de outras demandas igualmente importantes.

Com um software de gestão, gerenciar ajustes necessários dentro do prazo e alocar esforços cumprir as entregas previstas, se torna bem mais simples e prático.

#3 Ausência de controle dos processos

Quando a agência não tem processos bem definidos e não consegue controlá-los, ela acaba perdendo oportunidades de reduzir custos, tornar sua operação mais eficiente e aumentar a agilidade na produção e nas entregas.

A tecnologia na gestão surge como uma facilitadora, uma vez que otimiza a rotina de seus colaboradores, permite a detecção de erros e falhas. Além disso, melhora o desempenho do time e, consequentemente, aumenta a satisfação dos clientes.

#4 Controle financeiro é insuficiente

A gestão financeira adequada é essencial para a sobrevivência de um negócio. Todavia, não adianta ter informações dispersas e deixar de manter um controle do fluxo de caixa. É preciso ter visibilidade sobre entradas, saídas e previsões orçamentárias.

Com um software de gestão, é possível manter uma gestão financeira adequada, que permita a comunicação entre as áreas. Por exemplo: quando o profissional de atendimento lança um novo job na pauta, automaticamente o valor do orçamento aprovado já entra no sistema do financeiro. Viu, só? Muito mais controle!

As vantagens de usar a tecnologia na gestão

Enquanto sem soluções tecnológicas você deixa de crescer, ao implantá-las a agência dá um salto e ganha ritmo de crescimento. Veja, a seguir, as principais vantagens de investir em uma ferramenta de gestão empresarial.

#1 Redução de custos

Com vimos, com a tecnologia, o gestor têm à disposição recursos que o ajudam muito na organização das finanças. Assim, ele ganha uma visibilidade maior de todos os gastos e transações da empresa. Ou seja, é possível identificar gastos excessivos, desperdícios e saber exatamente quais áreas permitem corte de excessos e realocação de recursos. Além disso, a automatização dos processos também ajuda na economia da empresa.

#2 Aumento da produtividade

Para crescer, a agência precisa melhorar a produtividade e aumentar a receita obtida. Neste sentido, a tecnologia na gestão pode contribuir. Uma vez implantado, um software de gestão pode reduzir ou até eliminar alguns controles manuais. Isso se torna possível com a padronização e a automatização dos processos.

Assim, a incidência de erros ou refações também diminui, encurtando o tempo de produção e aumentando a competitividade da empresa.

#3 Motivação do time em alta

A otimização e automatização dos processos também aumenta o engajamento e a motivação dos funcionários. Afinal, ninguém gosta de fazer tarefas repetitivas, não é mesmo?

Quando os processos são padronizados e configurados no software, o trabalho do time se torna mais rápido e eficiente. Desse modo, os profissionais ganham tempo e energia para se dedicar a trabalhos mais desafiadores e tarefas mais estratégicas, conquistando um desempenho e um aproveitamento superior.

#4 Melhora da gestão de performance

Com o uso de um software, o gestor ganha acesso a dados valiosos sobre a performance do time. É possível, por exemplo, saber exatamente o tempo despendido pelos profissionais para a conclusão de cada tarefa. Você passa a conhecer melhor o seu time, o perfil e as habilidades dos profissionais e, assim, pode conciliar melhor as demandas e as competências.

#5 Proporciona interação, comunicação e alinhamento

A tecnologia na gestão também garante mais agilidade para a rotina do time. Isso porque os melhores sistemas já trazem recursos incorporados para melhorar a comunicação dos profissionais envolvidos nos projetos.

Em alguns sistemas, os clientes também podem acompanhar o andamento dos trabalhos e interagir com o time responsável.

Tais funcionalidades levam à melhoria da comunicação, à otimização dos processos, à entrega de trabalhos com qualidade superior e, consequentemente, à satisfação do cliente.

#6 Gestão estratégica e resultados superiores

Com tantos recursos tecnológicos à sua disposição, o gestor tem todas as funcionalidades que precisa para fazer uma gestão estratégica, explorando o potencial da agência e conquistando resultados muito mais positivos.

Um software de gestão conecta as áreas, as pessoas e os processos integrando a agência em uma única plataforma. Dessa forma,  oferece o essencial para o desenvolvimento dos trabalhos e a entrega com qualidade e excelência.

A tecnologia na gestão é fundamental para garantir que a agência se destaque em um mercado altamente competitivo, que está em constante transformação. Apostar em tecnologia é qualificar o time, melhorar os processos e potencializar o negócio. Não investir implica em assumir riscos que podem custar dinheiro, tempo e esforços, isto é, muitos prejuízos.