Uma das maiores dores de donos de agências é entender se o preço que estão cobrando dos clientes é o correto – ou seja, como precificar bem seus serviços. E quanto maior o tamanho da agência, mais confusa fica essa conta devido à quantidade de custos envolvidos na operação. Neste post, você verá linha por linha de como fazer esse cálculo sem confusão. Para nosso exemplo abaixo, imagine que você tem um contrato mensal com um cliente de R$ 10.000.

Investimentos em talentos

Se você acha que as contas começam no valor pago pelo cliente, você se engana. Tudo começa na tarefa, que é a unidade de valor para qualquer tipo de trabalho. Como entender se o que o cliente te paga é suficiente ou se você é que está pagando para tê-lo em sua carteira de clientes? Comece a mensurar o tempo que cada profissional está dedicando às demandas.

A conta é a seguinte: pegue a hora-homem de cada colaborador e, com a ajuda da planilha de horas devidamente preenchida (se for de forma automática, ainda melhor), calcule quanto aquele colaborador custou à sua agência para trabalhar num determinado projeto ou cliente ao longo do mês (em nosso exemplo abaixo, no mês de setembro). Quanto mais automatizados forem seus processos, mais fácil fazer essa conta em larga escala.

Fulano

Salário + benefícios + impostos trabalhistas: R$ 8.000

Hora-homem: R$ 8.000 / 160 horas úteis = R$ 50

Horas dedicadas ao cliente A no mês de setembro: 25

Custo do Fulano no mês de setembro no cliente A: R$ 1.250

Agora faça o mesmo para todos os profissionais que trabalharam para o mesmo cliente A em setembro. Vamos supor que Fulano (R$ 1250), Sicrano (R$ 2.000) e Beltrano (R$ 3.500) tenham trabalhado, somando R$ 6.750.

Custos fixos

Qual é o custo fixo mensal da sua agência? Ele envolve: aluguel, condomínio, telefonia, internet, assinaturas de serviços, contador, assessoria jurídica, entre outros. Para saber quanto do custo fixo deve ser adicionado ao custo do cliente, some tudo e divida pelo faturamento mensal da empresa.

Custo fixo mensal: R$ 10.000

Faturamento mensal: R$ 100.000

Porcentagem de custo fixo para cada cliente: 10.000/100.000 = 10%

Custos extras

Aqui entram fornecedores externos, transporte, alimentação e outros gastos não previstos. Vamos supor que nosso cliente demandou um gasto extra de R$ 500 em setembro.

Impostos

Você não pode se esquecer deles! Se você tem uma empresa enquadrada no Simples Nacional, provavelmente o imposto será menor. Para uma empresa maior, maior ele será. Em nosso exemplo acima, vamos supor que o imposto sobre a nota seja de 6% (lembrando que a nota, neste caso, é de R$ 10.000).

Lucratividade

Agora que você sabe quanto pagou de mão de obra, custos fixos, extras e impostos para fornecer seus serviços a um cliente, vamos calcular se ele é lucrativo ou não para sua empresa.

Custo com profissionais: R$ 6.750

Custo fixo agregado: 10% de R$ 6.750 = R$ 675

Custo extra: R$ 500

Impostos: 6% de R$ 10.000 = R$ 600

Total: R$ 6.750 + R$ 675 + R$ 500 + R$ 600 = R$ 8.525

Se o contrato é de R$ 10.000, seu lucro é de R$ 1.475, com lucratividade próxima a 15%.

Lucro: R$ 10.000 – R$ 8.525 = R$ 1.475

Lucratividade: 1.475/10.000 = 14,75%

Em uma empresa de prestação de serviço, a lucratividade mínima a ser trabalhada é de 20%. Então você está cobrando abaixo do que o mercado considera ideal.

O que fazer?

Se você está cobrando pouco, deve revisar o fluxo de trabalho para ver se é possível enxugar principalmente o tempo investido no cliente. Quanto tempo é gasto com retrabalho por conta de mudanças de briefing? Quanto tempo é perdido em reuniões pouco produtivas? Existem tarefas que podem ser executadas por profissionais menos especializados, que não onerem tanto o custo final para a empresa?

Você deve fazer todas as perguntas possíveis, encontrar as respostas e tomar uma ação. Essa ação pode ser tanto mudar processos internos e movimentar algumas equipes, ou uma conversa franca com o cliente para mudar certos hábitos. De posse de todas as horas gastas em situações que podem ser evitadas (como reuniões improdutivas ou retrabalho por conta de briefing mal feito), você pode sugerir uma mudança de comportamento do cliente para manter a relação de vocês saudável.

Só em último caso você deve falar em aumentar o valor do contrato – a não ser que nessa avaliação geral você entenda que as horas contratadas são menores do que as investidas de fato neste cliente.