Gerenciar projetos digitais que envolvem etapas de Arquitetura de Informação e Design é um desafio quanto à administração do escopo e do prazo. Veja dicas para aprimorar sua estratégia de UX

Gerenciar um projeto que envolva uma mudança ou melhoria do negócio de uma organização é um grande desafio. Desenhar a melhor estratégia de UX (User Experience) exige um time multidisciplinar com visão de negócio, processos, experiência de usuário, design, tecnologia entre outros, além de normalmente nos deparamos com diversos obstáculos dentro da organização como cultura, medo da mudança, política e concorrência durante o projeto.

Com todas estas dificuldades citadas acima, o processo de planejamento para definir a melhor estratégia de UX para uma solução digital acaba sendo um caminho crítico normalmente e surgem dúvidas de como desenhamos todas as telas ou programamos diretamente em front-end o mais rápido possível. Prototipar o wireframe de todo o projeto antes de produzir o design ou rabiscar o mínimo necessário?

Com certeza, essas são dúvidas que todo Gerente de Projeto que já planejou e/ou executou um projeto que envolvia as etapas de User Experience, Design e Programação já teve. Encontrar as melhores respostas para o seu projeto é o que a La República, empresa do ecossistema Digital Business, particularmente chama de Estratégia de UX.

Gerenciar projetos digitais que envolvem etapas de Arquitetura de Informação e Design é um desafio quanto ao gerenciamento do escopo e do prazo. O retrabalho gerado por aprovações de materiais, retornos de feedbacks de patrocinadores em momentos diferentes dos previstos em cronograma e o caráter subjetivo que uma aprovação estética pode possuir são variáveis de difícil controle para um gerente de projetos.

Além disso, hoje em dia, existem milhares de ferramentas e metodologias para se executar um projeto deste tipo, e muitas delas garantindo o mesmo resultado final em relação ao escopo. Então, a definição de uma boa estratégia de UX durante o planejamento do projeto é cada vez mais importante para que o número de “variáveis incontroláveis” seja cada vez menor, e que tanto escopo quanto prazo se mantenham dentro de um controle de execução esperado.

Infelizmente, não existe uma fórmula ou método pronto para definir qual será a melhor estratégia para o seu projeto e, assim como boa parte da gestão de projetos, ela deve ser baseada em boas práticas, na sua experiência e, principalmente, no tipo de projeto que está sendo executado. Normalmente as mesmas estratégias tendem a funcionar para projetos do mesmo tipo com o mesmo perfil de cliente.

Alguns pontos que costumamos mapear em nossos projetos:

1 – Clientes que possuem um perfil mais tradicional nas etapas de aprovação de materiais ou que terão envolvimento de várias etapas internas de aprovação, provavelmente, exigirão o máximo de telas desenhadas para o projeto. Sendo assim, considerar a premissa de que apenas parte das telas do projeto será criada, pode ser um problema futuro quanto a escopo e prazo.

• Para resolver isso, uma boa estratégia passa pela etapa de Arquitetura de Informação, que deve criar o máximo de modelos de páginas possíveis, chamados “templates”, e tentar adaptar conteúdos e contextos para estes modelos.

2 – Projetos de sistemas terão muito uso de formulários e tabelas de dados, e devem montar uma estratégia que envolva o menor tempo de Design possível, de preferência, na criação apenas de uma tela de referência de componentes.

• Formulários e tabelas são elementos mais fáceis para um Programador Front-End produzir, diretamente com base em um Protótipo em Wireframe ou até mesmo de uma Especificação Funcional que liste os campos necessários.
• Para que os formulários e listas não fiquem com uma estética ou navegação abaixo do desejado, inclua horas de revisão e QA de um profissional de Design no trabalho de Programação executado. Sem dúvida será investida uma menor quantidade de horas do que se investiria no desenho de todos os formulários, com uma forte tendência do resultado final ser o mesmo.

3 – Na etapa de Planejamento, mapeie o entendimento do cliente sobre prototipação e wireframe. De preferência, mostre exemplos de protótipos de alta e baixa fidelidade e garanta, com os pontos de aprovação, o entendimento sobre o material previsto.

• Se não houver garantia de que o material aprovado na etapa de prototipação não é o resultado estético do projeto, tente investir o menor tempo possível nesta etapa (uso de mockups, protótipos em baixa fidelidade), e envolva profissionais mais mistos de UX/Design diretamente na criação de telas.

4 – Mapeie desde o início do processo quais os principais dispositivos que o projeto deve atingir (mobile, tablet, desktop, smartwatch). Preferencialmente, escolha um dispositivo principal para determinar o estilo geral do projeto e, para os demais necessários, crie apenas telas de referência.

• Desenhar todas as telas em todas as resoluções normalmente gera apenas desperdício de tempo e trabalho, e não garante que as aprovações sejam mais assertivas.
• Uma boa estratégia, neste caso, é envolver as etapas de programação o mais rápido possível quando o número de resoluções é muito variado. Tecnicamente se torna mais ágil replicar todo um projeto para uma nova resolução, diretamente em etapas de programação, do que em etapas de Design e UX.

Trabalhar em ciclos de trabalho ajuda a corrigir o modelo adotado para aumentar sua eficácia. Entenda as suas necessidades, compile qual estratégia você irá seguir e não esqueça de fazer, ao fim do projeto, uma retrospectiva para avaliar se a técnica adotada mapeou corretamente o perfil do cliente, e se o resultado de qualidade, escopo e prazo foi adequado.