Julia Munhoz, da mobLee, dá dicas para estabelecer parcerias de sucesso e evitar problemas no seu evento

Quem trabalha com eventos sabe como é extremamente importante estar preparado para as mais diversas situações. A capacidade de se antecipar aos problemas é essencial a esses profissionais.

Quando se trata de vender espaço no evento, no entanto, muitos produtores acreditam que não precisam se preocupar, já que isso é responsabilidade dos expositores. E é justamente por essa falta de atenção que os contratempos podem surgir.

Por isso, no post de hoje, temos sete dicas de cuidados que você deve ter ao estabelecer esse tipo de relação com as marcas. Ao fim da leitura, você vai estar preparado para fazer suas vendas com mais segurança. Confira!

1. Conheça bem a marca antes de vender espaço no evento

Você deve conhecer bem as marcas que deseja ter como expositoras. Lembre-se de que sua imagem necessariamente estará atrelada à delas caso a parceria se concretize. Portanto, considere as seguintes questões antes de estabelecer os primeiros contatos:

• quais são os valores dessas marcas;
• como eles se relacionam com aquilo que o evento propõe;
• como elas podem contribuir para o sucesso do evento;
• qual e como é seu histórico de participação em feiras e eventos.

Avalie essas respostas com cuidado. Uma escolha errada pode trazer associações negativas para o evento e prejudicar todos os seus esforços de atrair e encantar o público.

2. Seja claro quanto à localização

Ao procurar uma marca para estabelecer essa parceria, você já deve ter avaliado previamente quais são os espaços mais e menos valorizados da feira — portanto, durante as negociações da venda, deixe isso claro.

Para que não haja dúvidas a esse respeito, vale levar uma planta do local. Nela, é importante destacar, ao menos, os seguintes aspectos:

• portões de entrada e saída;
• espaços de circulação dos participantes;
• banheiros;
• lounges e outras áreas para descanso e interação entre os frequentadores;

Os espaços mais próximos à circulação de pessoas, à entrada e às áreas de descanso tendem a ser os mais valorizados, mas cada projeto tem suas especificidades — o que significa que, no seu evento, essa lógica pode ser subvertida.

Dessa forma, conhecer a fundo o espaço é fundamental para que o valor definido para cada ponto seja percebido pelo cliente e a transação, concluída.

3. Especifique a metragem

É muito comum que alguns estandes necessitem de uma área maior que outros e isso não precisa ser um problema. Por esse motivo, você deve especificar a metragem do estande para o expositor.

Caso ele precise de algo maior, nada impede que possam ser vendidos dois ou mais espaços vizinhos para que um estande único seja montado no local.

4. Defina o tipo de estande antecipadamente

Ao fazer sua proposta comercial, é fundamental estabelecer antecipadamente quais são os tipos de estandes possíveis de serem montados. Esse cuidado é importante porque muitas marcas já trabalham tradicionalmente com determinados tipos de estruturas e, por isso, precisam saber se elas serão viáveis em seu evento.

Diferentes estandes terão exigências distintas — portanto, você deve estar ciente disso ao vender espaço no evento. Isso vai garantir que você possa se antecipar a possíveis problemas técnicos durante a montagem.

5. Deixe todas as regras claras

Existe um ditado que diz que “o combinado não sai caro” e você deve ter sempre isso em mente. Em sua negociação, deixe absolutamente tudo às claras, como forma de evitar problemas no futuro.

Veja alguns pontos importantes que não podem ser esquecidos:

• prazos disponíveis para montagem e desmontagem do estande;
• altura máxima permitida para a estrutura;
• voltagem dos equipamentos elétricos;
• tipos de iluminação permitidos;
• possibilidade de exposição da marca na entrada do evento em totens ou outros tipos de mídia exterior;
• utilização de equipamentos de som e projeção;
• possibilidade de uso da área externa em frente ao estande.

Esses, é claro, são itens básicos sobre os quais você deve pensar e informar ao expositor. Além deles, relacione todas as especificidades de sua feira que devem ser levadas em consideração — principalmente aquelas que podem ser limitadoras.

6. Seja flexível e esteja aberto a sugestões

Se sua equipe de vendas encantou seu interlocutor com todas as vantagens de expor em sua feira, certamente ele está prestes a fechar negócio com você. Nesse cenário, sem dúvida, é você quem está com o poder de dar as cartas sobre o que é possível ou não de ser feito pelo expositor.

Não é válido, no entanto, ter uma postura impositiva. Procure ser flexível e avaliar possíveis demandas que possam surgir. Certamente, algumas delas poderão ser acatadas sem prejudicar a produção do evento como um todo.

Isso será benéfico pois mostra que você está aberto a sugestões que possam ser positivas também para o outro lado — ou seja, você não quer só se beneficiar da presença deles para ter uma feira de sucesso.

Ouvir o que eles têm a dizer, inclusive, é uma ótima maneira de aperfeiçoar as próximas propostas de venda de espaço no evento para outras marcas.

7. Faça um contrato detalhado

O contrato é um item básico e deveria ser feito em todo e qualquer tipo de transação comercial. Muitas vezes, contudo, ele acaba sendo esquecido — e esse é um erro que não pode ser cometido.

Se você seguiu todos os cuidados mencionados até aqui, elaborar o documento não será algo tão complexo assim. Detalhe cada aspecto que foi acordado entre as partes. Também é preciso deixar claro:

• de quem será a responsabilidade em caso de necessidade de manutenção;
• quais são os valores e as condições de pagamento;
• quais são as multas e sanções em caso de não cumprimento de alguma das cláusulas contratuais.

Além disso, quaisquer outros aspectos que possam gerar dúvidas sobre as responsabilidades das partes, os prazos e outros devem ser inseridos no contrato. Com isso, tanto você quanto o expositor estarão seguros na parceria estabelecida.

Se você está empenhado na produção de um evento, deve agir como um produtor profissional e oferecer saídas para os problemas antes mesmo que eles apareçam. E com essas sete dicas, com certeza você vai evitar uma infinidade de complicações e estabelecer parcerias de sucesso.

Caso ainda tenha dúvidas sobre os cuidados importantes ao vender espaço no evento, não deixe de comentar este post com as suas perguntas. Nós vamos ajudá-lo a esclarecê-las!

Ah! E se quiser saber mais sobre o universo dos eventos, dá uma passada no blog da mobLee e acompanhe as novidades e dicas exclusivas!