Quais são impactos do armazenamento de informações sem utilidade? O conceito de minimalismo cabe como uma maneira de reduzir possíveis impactos gerados por tais práticas.

Você sabia que, de acordo com Joshua Millburn e Ryan Nicodemus, também conhecidos como The Minimalists, um americano médio possui em sua residência mais de 300 mil itens, sendo que menos de 1% desse total são considerados essenciais?

No mundo digital, essa dinâmica não é diferente. Em uma recente pesquisa que realizamos, constatamos que 93% dos dados são armazenados sem uma finalidade ou objetivos definidos nas organizações. Essa prática aumenta os custos de armazenamento, exigindo cada vez mais espaço para que eles fiquem guardados, além de gerar a perda de eficiência nas atividades profissionais.

Desta maneira, se não temos um objetivo para armazenar uma informação, por que guardá-la? É bem verdade que muitas vezes acreditamos fielmente que utilizaremos a informação no futuro e ficamos com receio de não a ter disponível. Mas, e se esse dado vazar? E se a empresa deixar de fazer investimentos para ter que contratar mais espaço em nuvem? Esses questionamentos podem nos ajudar a compreender quais impactos o armazenamento de informações sem utilidade trará para a vida do profissional, para empresa e até mesmo para a sociedade. Por isso, o conceito de minimalismo cabe como uma maneira de reduzir possíveis impactos gerados por tais práticas.

O minimalismo é um meio para que o indivíduo possa encontrar liberdade sem receios, preocupações, sobrecargas, culpa e sem a necessidade do consumo excessivo de nossa sociedade analógica e que hoje nos consome também no mundo digital.

Desta maneira, em linha com o conceito estabelecido pelos The Minimalists, podemos entender que os dados também podem seguir a lógica do que é Essencial, Não Essencial e “Junk”. Veja a definição dos conceitos a seguir:

1. Dados essenciais: correspondem às informações que realmente são necessárias para as atividades do dia a dia, como planilhas de controle de atividades e cronograma de projetos em andamento;
2. Não essenciais: diz respeito às informações que melhoram a experiência no trabalho, aumentando a eficiência das atividades, como templates e documentos de projetos concluídos recentemente;
3. Junk: são dados e informações armazenados sem um objetivo. Nesta situação, vemos muitos profissionais os guardando com o intuito de futuramente precisar, porém sem saber o porquê.

É comum encontramos arquivos que estão há mais de cinco anos nas pastas do HD, anotações antigas sobre projetos já concluídos ou empresas que não existem mais, arquivos duplicados, com diversas versões do mesmo conteúdo e aplicativos sem utilidade.

Por exemplo, é comum áreas de Recursos Humanos armazenarem currículos de candidatos por tempo indeterminado. Esta prática, além de desnecessária, tendo em vista que a experiência dos profissionais de mercado muda a cada dia, é reverberada pela LGPD (Lei geral de Proteção de Dados), que exige que os dados tenham uma finalidade e base legal para armazenamento nas empresas.

Para a redução do volume de dados tipo Junk, empresas têm utilizado de programas de conscientização sobre o uso e armazenamento adequado de informações, desafiando seus profissionais a eliminarem aquilo que não é necessário em seus repositórios.

Este desafio tem trazido vantagens para as organizações, tais como a melhoria da performance na rotina de atividades, a redução de possíveis impactos causados por eventuais vazamentos de dados da empresa e a limitação que os dados sejam utilizados indevidamente.

Os dados são como objetos, devem ter uma finalidade para serem mantidos. Do contrário, será mais uma “tralha” no meio do caminho, limitando nossos movimentos, impedindo que sejamos mais eficientes e tenhamos mais tempo para focar no que é de fato essencial.