Com a gigantesca quantidade e complexidade de ativos digitais produzidos nas empresas, centralizá-los e distribuí-los de forma organizada e eficiente pode ser um verdadeiro desafio.

Apesar de cada departamento ou agência oferecer tipos distintos de serviços, há uma coisa que elas compartilham em comum: todas criam uma tonelada de ativos digitais, diariamente. Peças para redes sociais, apresentações, campanhas on e offline, sem falar de simplesmente imagens ou vídeos, estão entre esses conteúdos. Dada essa gigantesca quantidade e complexidade de materiais, centralizá-los e distribuí-los de forma organizada e eficiente pode ser um verdadeiro desafio, por isso podemos observar um movimento de difusão das plataformas DAM (Digital Asset Management) para acabar com essa dor.

Sem coincidências, esse tipo de ferramenta tem sido utilizado principalmente por grandes corporações, afinal, quanto maior a marca, mais arquivos são gerados todos os dias. Ou seja, a necessidade de concentrá-los em um único lugar, de maneira centralizada, inteligente e com governança é cada vez maior, especialmente olhando para o cenário atual, em que as diretrizes da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) e do GDPR (sigla em inglês para “Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados”) estão se fortalecendo.

E, mais do que seguir regras no ambiente digital, as plataformas DAM promovem uma geração de valor gigantesca às agências, juntando o útil ao agradável. Nesse sentido, estamos falando dos seguintes efeitos:

Evitar a perda de dinheiro

A incapacidade de ter o acesso rápido e fácil a ativos digitais e a falta de controle deles são algumas das ineficiências que podem acarretar em prejuízo financeiros milionários para as agências. Organizar documentos quando se tem um prazo parece um tanto quanto fútil, porém, do ponto de vista gerencial e do operacional, não podemos esquecer o time to market que se estende por conta da procura incansável de materiais que deveriam estar em um determinado local, mas estão perdidos, resultando em obstáculos para o crescimento das marcas.

Trazer um controle automático de versão

Uma plataforma DAM acompanha todas as alterações que os usuários fazem em seus ativos digitais com o controle automático de versão, que fornece insights mais profundos sobre seus “históricos”. É possível saber, por exemplo, qual arquivo foi adicionado recentemente à biblioteca ou quem trabalhou nele. Assim, a ferramenta funciona como um verdadeiro relatório de auditoria em tempo real, evitando a divulgação de peças erradas, fora de vigência ou que não eram a versão final a ser publicada.

Promover a assertividade em encontrar conteúdos

A Inteligência Artificial (IA) é um recurso importante usado pelas plataformas DAM. Por meio de visão computacional textos, elementos genéricos e específicos do negócio são identificados nos arquivos buscados, assim o arquivo buscado pode ser encontrado independentemente do quão bem as informações digitais estejam aplicadas; ferramentas de IA garantem que, mesmo que a agência nem sempre tenha metadados (informações que acrescem aos dados e que têm como objetivo informar-nos sobre eles para tornar mais fácil a sua organização) fortes e governança de taxonomia (processo dedicado a classificar e facilitar o acesso à informação), seja possível localizar o material certo e rapidamente.

Outra área interessante é o reconhecimento e a personalização de conteúdo, visto que essa tecnologia traz a recomendação de ativos digitais com base em dados sobre o melhor desempenho. Com isso, uma tarefa que seria totalmente manual dá espaço para atuações mais estratégicas das equipes, como é o caso do time de marketing.

Otimizar processos de makerting

Um dos objetivos de uma plataforma DAM é tornar o compartilhamento de materiais finais com os clientes, equipe interna, escritórios locais, times de vendas, mas também para plataformas digitais terceiras, como e-commerces, de forma eficiente. Diminuindo drasticamente o tempo de go to market dos produtos com o meio digital. Essa função acaba sendo um portal de marca, afinal os times de marketing, trade marketing, lojas e parceiros têm acesso fácil aos arquivos mais recentes. A área fica mais transparente com o controle de entregas que é oferecido aos usuários, além de acelerar os seus processos com publicações que podem ser feitas em qualquer lugar.

Garantir acessos seguros

Algumas informações, como os relatórios financeiros, devem ser visualizadas apenas por determinadas pessoas dentro da organização. Plataformas DAM evitam que informações vazem para os indivíduos errados por meio de um controle de permissionamento, ajudando a evitar danos organizacionais ou funcionários insatisfeitos.

Portanto, são ferramentas que, geralmente, possuem sistemas de segurança que auxiliam na proteção de ativos digitais privados e confidenciais, para que não caiam em mãos erradas. Não à toa, podemos dizer que a estrutura básica desse tipo de recurso já nasce nos moldes da LGPD e GDPR com plena capacidade de preservar os materiais dos clientes e agregar valor aos negócios sem fragilidades.