Como aderir às tecnologias disruptivas, se as agências ainda não conseguem lidar com aspectos básicos e centrais da gestão?

Assim como em outras áreas, as empresas do setor de comunicação também precisam participar da transformação digital. Isso porque esse movimento é um marco histórico: uma nova sociedade está surgindo a partir dessa revolução tecnológica. A questão é: como avançar e abraçar tecnologias disruptivas, se as agências ainda não conseguem lidar com aspectos básicos e centrais da gestão? O Censo Agências revela essa dificuldade.

Desenvolvido pela Operand, com o apoio de parceiros, em sua quinta edição, o levantamento apresenta uma série de dados que retratam, dentre outros fatores:

• Perfil das agências;
• Condução da gestão interna;
• Gestão de relacionamento com o cliente;
• O envolvimento dos profissionais;
• As principais perspectivas para o segmento.

Aqui neste post, vamos nos dedicar, essencialmente, a uma questão que o Censo Agências revela que desafia os gestores de agência: a produtividade.

#1 Produtividade está no topo do ranking das dificuldades de gestão

Quando indagados sobre as principais dificuldades de gerenciamento, 62% dos CEOs das agências médias e grandes da capital e do interior colocaram a produtividade da equipe ou individual como o desafio número 1 da empresa.

Na sequência, a prospecção de novos clientes e a mensuração de resultados aparecem em destaque, respectivamente, com 55,5% e 51,5%, considerando a média entre agências da capital e do interior.

Já nas agências menores, mais da metade delas – 66% no interior e 75% na capital – sinalizaram que a prospecção de novos clientes é a principal dor a ser desenvolvida na melhoria da gestão.

Em seguida, a dificuldade com relação à produtividade individual ou da equipe ocupa o segundo lugar o ranking, com 54% no interior e 44% na capital.

Já a mensuração de resultados permanece no pódio entre as pequenas também: 54% agências têm dificuldade de gerir métricas no interior e outras 52% na capital.

#2 É possível avaliar a produtividade?

Uma vez que o Censo Agências revela a dificuldade da maioria quanto à medição da produtividade, a pergunta é: será que os gestores ao menos tentam fazer algum tipo de avaliação? A maioria afirma que sim, porém muitos não o fazem com uma metodologia que apresente indicadores claros.

Nas pequenas agências, 67% dos CEOs revelaram que buscam avaliar pautados pela qualidade do trabalho ou pelas horas trabalhadas. Enquanto isso, nas empresas maiores, 63% dos CEOs usam um desses critérios também.

Nas pequenas e grandes, respectivamente, 15% e 9% não costumam fazer nenhum tipo de avaliação. Tal postura é grave. Quando o gestor deixar de medir a produtividade da equipe ou individual ele perde a chance, por exemplo, de compreender se os recursos têm sido corretamente aplicados para a entrega dos trabalhos.

A produtividade está diretamente relacionada a algumas práticas estratégicas de gestão como a mensuração de resultados, a precificação e o cálculo de rentabilidade dos jobs.

# 3 Como melhorar a gestão do tempo e da produtividade do time?

Gerenciar e melhorar a produtividade da equipe e dos profissionais pode ser mais simples do que você pensa. Isso porque ela está relacionada aos processos e ao fluxo de trabalho da agência. Ou seja, a partir do momento que você reorganizar tudo isso, será muito mais fácil gerir a produtividade individual e do time.

Em suma, quando você priorizar o gerenciamento das atividades da sua agência, a gestão da produtividade será otimizada sem nenhuma dificuldade.

Então, por onde começar? Para te ajudar, elencamos algumas dicas que devem te orientar nesta jornada. Veja só!

1. Defina um novo fluxo de processos e envolva a equipe

Pense em como as coisas acontecem na agência e o que você pode fazer para melhorar esse fluxo de processos. Ele é a base que sustenta a dinâmica e pode garantir a produtividade da agência. Apresente os processos redefinidos para a equipe e peça a colaboração de todos.

Na reconstrução deste fluxo, deixe claro: o que deve ser feito primeiro, o que não pode ser esquecido, quando fazer, quem vai fazer, por que fazer, etc. O fluxo é o norteador da equipe!

2. Delegue as responsabilidades e atribua tarefas

Nesse momento de recomeço, ao dar a largada na implementação do novo fluxo, deixe claro para o time quais serão as responsabilidades e o papel de cada um na rotina da agência.

Para tanto, verifique o tempo necessário para cada tarefa a ser realizada. Assim, você otimiza o tempo de trabalho dos profissionais. Com tudo organizado, ficará bem mais fácil acompanhar o andamento das atividades e medir a produtividade da equipe e dos profissionais.

3. Monitore os prazos e os resultados

Hoje, você sabe, precisamente, quantos jobs e campanhas estão sendo produzidos pelo time? Consegue visualizar com rapidez o prazo de cada um em uma única tela?

Se você ainda não tem acesso às informações básicas sobre cada demanda, está na hora de buscar ferramentas que podem ajudá-lo. Para garantir produtividade, você precisa acompanhar o time, agir rapidamente e tomar decisões mais assertivas sempre que ajustes ou imprevistos surgirem.

Portanto, além dos prazos, vale adotar métodos para análise de resultados e acompanhamento dos KPIs.

4. Use a tecnologia a seu favor

Estamos na era das soluções e tecnologias disruptivas, com um universo de possibilidades ao nosso alcance. Aproveite e explore-as! Selecione ferramentas que facilitem todo o processo de gestão da agência, simplificando a rotina, otimizando o tempo e aumentando a produtividade. Busque um sistema completo, que ofereça uma visão sistêmica da agência, bem como todas as informações sobre um job: do início ao fim.

Quer saber mais sobre a realidade das agências? Faça o download do levantamento e saiba o que mais o Censo Agências revela sobre o mercado de publicidade, comunicação e marketing no Brasil. Conheça os desafios, as dificuldades e os avanços das agências de perto e identifique que momento a sua está vivendo.