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Terça-feira, 28 de julho de 2015

Documentos digitalizados agilizam gestão de dados em grandes empresas

Grandes negócios, toneladas de papéis. Além de tomar espaço, a papelada tende a se acumular de forma desorganizada e de difícil consulta. A SPLS Systems é especializada na digitalização e armazenamento desses arquivos, um processo que faz diferença: dependendo do setor, o ganho em agilidade chega a 80%.

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Foi o que aconteceu na ALD Automotive, especializada na gestão e terceirização de frotas. Como lidava com um volume muito grande de notas fiscais, tanto físicas quanto virtuais, a empresa precisava de um método simples de rastreabilidade desses documentos.

Como solução, a SPLS desenvolveu um sistema específico que os disponibiliza em um único ambiente, de maneira organizada. “Foi uma solução que se integrou aos nossos softwares de gestão e atendeu nossos padrões de segurança. Com o sistema da SPLS, percebemos uma melhora significativa na gestão dessas notas fiscais”, conta Pascal Vivantonio, CEO da ALD.

O cardápio de serviços vai além: a SPLS pode digitalizar documentos e, em seguida, arquivá-los, assim como fragmentá-los e manter somente as cópias virtuais e ainda guardar apenas as versões físicas. “Depende da finalidade do documento. Dados de Recursos Humanos, por exemplo, precisam ser mantidos fisicamente por 30 anos. Em todos os casos, criamos soluções sob medida, atendendo às necessidades específicas de cada cliente”, diz Leonardo Bulcão, um dos sócios da empresa.

A BM&FBovespa Supervisão de Mercado – BSM, braço de autorregulação e de supervisão de mercado da BM&FBovespa, também precisou de uma estratégia específica para ser atendida. A entidade contratou a SPLS para digitalizar mais de um milhão de páginas de documentos referentes ao período de 2003 a 2014. “Para nós, era importante ter agilidade no acesso a esses arquivos, já que sempre precisamos consultá-los para atender solicitações do Banco Central ou da CVM (Comissão de Valores Mobiliários)”, explica Marisa Cristina Lima, da BSM. “Um processo que demorava dias, hoje é realizado em minutos de forma totalmente automatizada.”

Para inventariar o material e indexá-lo de forma clara e de fácil acesso, a SPLS conta com profissionais especializados, como bibliotecários e arquivistas. Depois de organizados, os arquivos são disponibilizados em uma plataforma da empresa ou integrados ao sistema do próprio cliente. “Mesmo quando mantemos apenas os documentos físicos, por exemplo, entregamos o arquivo solicitado em até 24 horas, ainda que lidemos com milhões de páginas”, comenta Bulcão.

Todo o material fragmentado é encaminhado para reciclagem. E não é pouco: cerca de meia tonelada por mês. Para esse ano, a expectativa da SPLS é crescer 50%