O formato de arquivo PDF é provavelmente o mais utilizado no cotidiano profissional das empresas, seja para envio e compartilhamento de projetos por e-mail, elaboração de orçamentos e muito mais.

Gerir um negócio não é uma tarefa fácil. Na verdade, a complexidade começa já pela frase anterior: “tarefa”, no singular, não representa bem a função. O que temos são tarefas, no plural, as quais se interlaçam e variam em complexidade, mas cuja execução é essencial para o andamento de trabalhos.

O melhor a se fazer é contar com ferramentas para a facilitação dessas tarefas, seja a partir de uma equipe liderada ou com recursos digitais. Softwares e aplicativos, por exemplo, podem suprir algumas necessidades, diminuindo a quantidade de trabalho repetitivo requerido por um profissional da gestão.

Hoje nós vamos falar sobre uma ferramenta específica, o editor de PDF, e como ele pode ajudar no dia a dia de gestores e de suas equipes. Embora em um primeiro momento isso possa parecer algo pequeno quando comparado com a totalidade dos trabalhos, a diferença na prática é impressionante.

Dentre as opções de editor de PDF, aquela sobre a qual vamos discorrer é o Smallpdf, um recurso online que não pede download e instalação e pode ser utilizado gratuitamente por profissionais de grandes empresas, microempreendedores individuais e todos os outros usuários que necessitem dele.

O que é o Smallpdf?

O Smallpdf é um site com ferramentas de edição, sendo a principal delas aquela para converter PDF em Word (e vice-versa). Como endereço online, é necessário um navegador de internet para acessá-lo, mas não há restrições de sistemas operacionais ou mesmo dispositivos. PC e celulares funcionam!

A dispensa de instalação é interessante para usuários de primeira viagem, o que permite que a empresa não precise realizar cursos caso deseje agregar a ferramenta ao cotidiano de trabalho das equipes. O uso é igualmente simplificado, bastando seguir as instruções no endereço em português.

O Smallpdf conta com recursos como conversor, compressor, extrair e remover páginas, unir arquivos, proteger com senha e dezenas de outros. A própria conversão se desdobra em variadas opções, incluindo Word, PowerPoint, Excel e imagens. Todas as necessidades de edição de PDF estão incluídas.

4 funções aprimoradas com o uso de um editor de PDF

1 – Proteção de dados sensíveis para envio por e-mail

A gestão de uma empresa requer o envio e o recebimento de alguns dados sensíveis na forma de documentos de PDF via e-mail. O ideal é que nem todos possam abrir os arquivos caso tenham acesso a eles, o que pode ser feito com a inserção de uma senha. O Smallpdf cumpre este propósito no site.

Não se preocupe se esbarrar em alternativas para “desproteger” um documento de PDF: essa parte do processo só é possível se o usuário que está tentando desproteger tiver a senha original. Colocar senha em arquivos auxilia a gestão ao acrescentar uma camada extra de proteção aos documentos.

2– Envio e recebimento de arquivos com limite de tamanho

Enviar e receber arquivos é uma tarefa simples, mas é necessário considerar que alguns espaços, especialmente as “intranets” das empresas, possuem limites de tamanho. Caso o documento que pretende anexar ultrapasse o que é estabelecido pela plataforma, é necessário reduzir o seu tamanho.

O Smallpdf também faz isso, através da ferramenta de compressão. Isso sem falar na conversão de Word para PDF, a qual reduz consideravelmente tamanhos de arquivos. A perda de qualidade é mínima, de modo que é vantajoso diminuir o total dos documentos em PDF antes de encaminhá-los.

3– Conversão de planilhas do Excel para documentos em PDF

Muito se fala sobre a conversão de PDF para Word e Word para PDF, mas a conversão de outros tipos de documentos não é algo explorado com frequência. Isso é uma pena, considerando as múltiplas aplicações que converter documentos como planilhas do Excel podem ter no cotidiano da empresa.

Assim como outros recursos mencionados anteriormente, a conversão de planilhas em PDF faz parte do arsenal do Smallpdf, assim como o caminho inverso. Isso facilita o envio de orçamentos e outros dados numéricos por anexo, já que não requer que a parte receptora tenha o Excel instalado no PC.

4– Edição de documentos em PDF sem precisar converter

Para finalizar, vamos falar da edição de documentos. Ao contrário de arquivos do Word que podem ser modificados conforme necessidade por quem os recebe, os arquivos em PDF pedem o auxílio de ferramentas externas. Ao serem recebidos, a única coisa que é possível fazer de imediato é abri-los.

A edição de documentos em PDF toma muitas formas, todas elas proporcionadas pelo Smallpdf. Para realizar a tarefa, basta enviar o arquivo original ao site e então selecionar as ferramentas que ficam disponíveis. Esse processo de edição não pede que o arquivo seja convertido para Word, o que é ágil.

O Smallpdf não requer conhecimentos avançados para ser usado, o que ajuda a explicar porque ele é um dos recursos mais recomendados do mercado quando o assunto é a edição de PDF. Em um dia a dia corrido, tempo é dinheiro, então quanto menos precisar investir aprendendo sobre algo, melhor!

No fim das contas, uma gestão eficaz depende da boa organização. “Fazer rápido” não é sinônimo de “fazer bem”, de modo que a atenção aos detalhes e cuidado com a qualidade são indispensáveis. Com os recursos certos e planejamento adequado, todas as coisas entram nos eixos.