Cobertura e texto por Gabriela Manzini.

Realizado na última quinta-feira, 07 de abril, o 1º Comitê Aberto do MestreGP – encontro de debate com foco em profissionais de gestão de projetos do meio publicitário – trouxe executivos de mercado para falar sobre Ferramentas de gestão de projetos. Elas funcionam no meio publicitário?

Para falar sobre o assunto, o fundador do Mestre GP, Ramon Oliveira, reuniu a diretora de Operações da F.biz, Alexandra Gomes; o diretor de Customer Success LATAM da IgnitionOne LATAM, Fernando Tavares; a VP de Projetos da WMcCann, Jaqueline Travaglin; o diretor de Operações da Agência Ginga, Paulo Martinez, e o sócio-fundador da Task Row e ex-fundador da Tesla, Marcos Camano. Daltro Martins, diretor da ABRADi-SP, ajudou na mediação do debate.

O tema englobou os últimos vídeos da TV GP, e o evento foi realizado em parceria com a ABRADi-SP e apoio do Digitalks.

Durante o debate, foi consenso que ter uma ferramenta de gestão de projetos é importante, mas é melhor usar uma pronta ou desenvolver uma?

Para Jaqueline Travaglin, da WMcCann, a solução foi desenvolver a sua própria. “Tentei implementar quatro tipos diferentes, mas tudo que a gente pedia de atualizações era um trâmite muito complexo. Não atendia à nossa necessidade. Sugeri para a presidência que precisávamos de uma ferramenta proprietária. Mapeamos as necessidade e possibilidades de todas as áreas. Em um ano desenvolvemos e está operando desde 2013. Agora, dentro do meu staff, tenho gente de ferramenta também”, contou a executiva.

Segundo ela, levou-se cerca de um ano e meio para o time conseguir o retorno de dados, mas, depois disso, nenhum outro grupo conseguia mensurar como ela. Agora, a WMcCann está comercializando a ferramenta para os outros escritórios da agência na América Latina.

Já Paulo Martinez, da Ginga, relatou uma experiência diferente. “Por sermos uma agência de médio porte, não atrelada a grupo, isso nos traz vantagens e facilita tomadas de decisão, talvez errar mais e testar novos formatos”, comentou.

Segundo o executivo, a Ginga tentou desenvolver a sua própria ferramenta, mas, “não sendo o core business da empresa” e por “não ter estrutura de produto, mas sim de processo””, optaram por contratar uma ferramenta. “Experimentamos, testamos e implementamos várias. Vimos o que precisávamos e contratamos de fora. Hoje, temos uma ferramenta modular, com entrega de relatórios que conseguimos manter atualizada e funciona. Mas o que é mais ‘killer’ é que temos a previsibilidade em tempo real. Temos dezenas de projetos ao mesmo tempo, muitas vezes com o mesmo cliente. E, quando ele pede uma atualização agora, eu consigo mostrar para ele o pipeline de mudanças no projeto”, afirmou.

Marcos Camano, ex-Tesla, trouxe uma visão importante de quem produz a ferramenta. Segundo ele, por terem a competência em casa no passado, “não tem preço você pedir um botão e, em uma hora ele estar pronto”. No entanto, a experiência de quem desenvolve a ferramenta pode se tornar cansativa, uma vez que existe a responsabilidade de estar antenado com as necessidades da empresa constantemente e trazer atualizações relevantes para que o produto não fique desatualizado.

O desenvolvimento do produto na Task Row hoje vale de forma ‘colaborativa’ e as atualizações acabam sendo colocadas para o mercado. “Temos uma agilidade grande, estamos em clientes de nome e estamos tendo muita demanda e melhorias. [O que a gente faz é] tentar pegar algo muito específico de um cliente e tentar implementar para todos”, disse. Sobre a competição entre agências, ele complementou: “A ideia de uma agência acaba valendo para todas e elas gostam. A gente explica e cria parâmetros [de mercado], que consegue personalidade a interface, mas que você pode ou não habilitar.”

Tomadas de decisão e Autogestão do profissional         

Durante o debate com a plateia, dois pontos importantes foram levantados e se tornaram destaque.

Um deles se refere a necessidade ainda vigente de se ter mais de uma ferramenta de gestão de atividades para conseguirmos tomar decisões acertadas. Segundo Alexandra Gomes, da F.biz, no futuro, não haverá uma ferramenta única para gerir todos os projetos e processos. “A colcha de retalhos ainda vai existir. O RH vai ter a [ferramenta] dela, a Mídia vai ter a dela para o plano e alguma execução, a Administração terá a dela e por aí vai. O que a gente tem que buscar é ter menos ferramentas que abranjam mais coisas e que trabalhem de formas mais integradas. Esse é o mind”, opinou.

Outra questão levantada em discussão com os participantes teve foco nas pessoas que utilizam a ferramenta, a adesão ou boicote dos sistemas e a necessidade do profissional de se acostumar a um tipo diferente de mensuração de produtividade e resultados. “A ferramenta não serve para a auto-gestão, é para melhorar o ecossistema operacional. O brasileiro tem extrema disciplina em ser exceção”, opinou Fernando Tavares, da IgnitionOne, sobre a necessidade de termos profissionais com maior capacidade de gerir sua rotina diária.

Também foi levantada a necessidade de engajar os usuários para entender a importância da mensuração de resultados como um todo. “Durante o próprio processo de trabalho, nós mesmo vamos burlar a ferramenta. Talvez, naquele momento que estamos ocupados, não vamos conseguir inserir as informações, mas, depois, vamos lá e colocamos todos os dados. O que vai mostrar se está valendo ou não é o resultado e vendas”, completou Alexandra.

Em um mundo conectado, a demanda crescente por dados que comprovem resultados corporativos se torna fundamental e as ferramentas de gestão de projetos podem ajudar a trazer as informações para mostrar ao board no final do mês.

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