A utilização de tecnologia para melhorar a comunicação e colaboração em ambiente corporativo pode aumentar a produtividade dos colaboradores de 20 a 25% conforme apontou pesquisa do Mckinsey Institute. Não por acaso o uso da tecnologia permitiu à intranet evoluir e se transformar em um verdadeiro espaço de trabalho digital.
Um digital workplace é a transformação digital dos processos e sistemas de trabalho, impulsionados pela necessidade de melhorar o engajamento dos colaboradores para reduzir o turnover e manter uma força de trabalho competitiva. Ele permite que as empresas reduzam a dificuldade de comunicação, incentivem a colaboração (mesmo remotamente) e padronizem mensagens e informações em diversos times em locais distintos.
Muitas estratégias para criação destas soluções, entretanto, ainda esbarram em erros comuns, cometidos com frequência mesmo pelas empresas mais experientes do mercado. Conheça os quatro principais deles:
Intranets podem ser integradas a outros sistemas para oferecer em um único lugar acesso a documentos, imagens, relatórios, entre outros dados. Um erro comum que muitas empresas insistem em cometer é manter a informação nestes silos, cada um correspondente a um sistema, não permitindo que as pessoas explorem o conteúdo gerado internamente nos diversos setores. Quebrar essas barreiras pode acelerar o processo de aprendizado organizacional e a retenção de conhecimento, dois elementos importantes para geração de vantagem competitiva para a companhia.
É importante ressaltar também que a quebra de silos não significa expor informações confidenciais ou de maior risco para toda a companhia. Com acessos segmentados por tipo de colaborador é possível determinar quais documentos podem ou não serem acessados e editados, conforme área de atuação e nível hierárquico.
Painéis de navegação, botões, conteúdo exibido, menus, disposição de atalhos, tudo isso pode ser personalizado de acordo com perfis segmentados dos colaboradores. Para facilitar os processos do time de compras, por exemplo, por que não mostrar na página inicial da intranet os atalhos mais acessados para contato com fornecedores? E, para o time de marketing, por que não disponibilizar acesso rápido a um painel de controle personalizado com os principais números de conversão de vendas? A falta de personalização ainda é um erro comum cometido pelas empresas.
A intranet pode ser transformada em um verdadeiro espaço de trabalho digital (ou digital workplace) usando a personalização para melhorar a experiência de cada grupo de funcionários. Um fator importante: os colaboradores já estão acostumados a ter conteúdo personalizado em outras plataformas onde recebem conteúdo como consumidores tais como lojas online, redes sociais ou portais de cliente. Logo, ao oferecer personalização também no ambiente corporativo, eles conseguirão tirar o máximo proveito das informações.
Uma boa experiência digital deve considerar que, independentemente do dispositivo utilizado, a navegação do cliente, neste caso o colaborador, deve facilitar o acesso e compartilhamento das informações. É bastante comum notar intranets que funcionam bem no desktop, mas acabam por dificultar a vida de um funcionário que esteja acessando remotamente, o que pode vir a dificultar a atuação de times que trabalham em campo como vendas ou consultoria.
Com ambientes e regimes de trabalho cada vez mais flexíveis, é fundamental oferecer uma intranet que seja responsiva para qualquer tipo de dispositivo, desde smartphones até tablets e smartwatches. Por exemplo, permitir que sua força de vendas acesse rapidamente, pelo celular, informações da biblioteca de conteúdo da intranet pode ser decisivo para o fechamento de um novo negócio.
A empresa que pensa a intranet como um canal apenas para postagem de informes gerais da companhia, como um tipo de mural digital, ainda não está visualizando todo o seu potencial. Ao quebrar as barreiras de informação dentro da companhia e disponibilizá-la de forma responsiva e personalizada para os colaboradores, a empresa está também facilitando o processo de inovação. O digital workplace é também um ambiente de troca de melhores práticas, de lançamento de ideias e de criação de projetos colaborativos para melhorias de processos e até mesmo de produtos. Mais do que uma questão tecnológica, uma intranet colaborativa exige o foco nas pessoas e na sua experiência para geração de mais resultados.
Todos os erros citados são cometidos de forma recorrente pelas empresas. Construir uma intranet, ou digital workplace, que responda às necessidades de uma cultura corporativa cada vez mais ágil e focada na colaboração pode ser um gerador de vantagem competitiva para as empresas.
(*) Ronaldo Nóbrega é Global Services Manager da Liferay
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