Com a adoção da plataforma, cerca de 670 fornecedores fazem o agendamento online das entregas, diretamente na plataforma

Com 35 anos de atuação, a rede Bistek de Supermercado possui 16 lojas e 3 Centros de Distribuição (CDs), localizados em todo o estado de Santa Catarina. Para controlar o agendamento de entregas de mercadorias em suas lojas e CDs a companhia implementou o fluig, plataforma de produtividade e colaboração para gestão de processos, documentos e identidades da TOTVS, integrado ao ERP TOTVS RMS, especializado na vertical supermercadista.

“Com o fluig foi possível ter um controle eficiente de recebimento diário de mercadorias e manter um relacionamento mais dinâmico com nossos fornecedores. Por ser uma ferramenta de fácil uso, conseguimos personalizar todos os processos internos com uma equipe pequena. Os clientes também aprovaram rapidamente o uso da plataforma”, destaca Tatiana Mendonça, diretora de TI da rede Bistek de Supermercados.

Atualmente, a Bistek possui 676 fornecedores cadastrados e apesar do alto volume de mercadorias movimentado diariamente, a rede de supermercados não possuía nenhum sistema informatizado de workflow. Antes da adoção do fluig, todo o processo de agendamento de entregas nos Centros de Distribuição iniciava com uma ligação telefônica do fornecedor para a área de apoio comercial da Bistek, que verificava em uma planilha Excel as datas disponíveis e acertava o dia. Todo o controle era calculado e atualizado de forma manual.

Depois de preenchida, a planilha era enviada ao CD específico para o controle das entregas de mercadorias. Na entrega, era feita a verificação crítica da nota fiscal. Caso houvesse alguma divergência com o pedido ou com a tributação, todo o processo de recebimento parava, gerando demora em todo o fluxo. “Essas intercorrências tinham que ser resolvidas antes da liberação para o fornecedor, o que acontecia somente em horário comercial. Agora, com o fluig, é possível fazer o agendamento 24 horas por dia, durante os sete dias da semana”, acrescenta Tatiana. Com o uso da plataforma foi possível reduzir uma pessoa dedicada a atender telefone e agendar a entrega, além de aumentar a capacidade de recebimento em 10%, antecipar todas as reservas de agendamento e confirmar o recebimento de mercadorias em tempo real.

Por meio do fluig, a rede criou um portal online, onde o próprio fornecedor agenda sua entrega e já inclui os dados da nota fiscal eletrônica. Automaticamente, esse agendamento é enviado ao departamento de apoio comercial, que por usa vez já direciona para o setor responsável, caso haja alguma divergência de pedido, ou para o setor contábil, em caso de algum erro tributário. Estando a nota fiscal correta, ela é validada e se confirma a data de entrega da mercadoria. Todo o processo flui de forma ágil e sem burocracia. Por mês são abertas quase duas mil solicitações de agendamento pelo sistema. Desde a implantação da plataforma foram finalizadas 8848 solicitações de recebimento de mercadoria, agendadas pelo fluig.

Em caso de erros, devoluções parciais ou avarias de produtos, as informações são inseridas diretamente no sistema, permitindo maior controle de exceções pelo setor administrativo da rede de supermercados. “Dessa forma não temos mais atropelos e nem atrasos nos processos. Além disso, registramos redução de custos com essa operação”, ressalta a diretora de TI.

O uso da solução já trouxe outros benefícios mensurados pela rede Bistek, como a redução do tempo de espera dos caminhões dentro dos pátios, enquanto aguardam para fazer a descarga das mercadorias; a resolução antecipada de divergências nas notas fiscais antes do agendamento de entrega; melhor acompanhamento, planejamento e execução na hora do recebimento de produtos e melhora na comunicação entre os departamentos.

“O fluig tem se mostrado um grande facilitador para empresas, como a Bistek, que precisam gerenciar um alto volume de processos com diversos fornecedores. Com fluxos organizados diretamente no sistema, o resultado é um maior controle das etapas e, consequentemente, maior produtividade”, destaca Gilmar Hansen, diretor de produtos fluig.

Atualmente, o agendamento online está implantado no Centros de Distribuição de Carga Seca e de Frios, além de duas lojas. No próximo mês, mais três lojas passam a fazer o agendamento das entregas pela plataforma e no próximo ano, a adoção se estenderá para as outras 11 lojas restantes.