O novo coronavírus mudou para sempre o cotidiano das pessoas e mostrou o quanto os dispositivos eletrônicos são importantes para executar atividades básicas do dia a dia, como fazer compras ou conversar com amigos. No caso das empresas, o uso de tecnologias se tornaram ainda mais necessárias, dentre outros fatores, para melhorar a eficiência operacional em tempos de instabilidade econômica.
A área de gestão documental é tida como estratégica em qualquer organização e por isso, merece uma atenção especial. Assim, tornar os processos digitais não só contribuem para diminuir gastos e manter o funcionamento das atividades, como também aumenta a produtividade.
Desta forma, startups especializadas no assunto ajudam organizações a manusearem a grande quantidade de arquivos importantes gerados diariamente, como dados cadastrais, registros de procedimentos internos e contratos. Conheça algumas delas:
A Elevor, startup gaúcha, desenvolve softwares de gestão para os mais variados setores econômicos do país, com o objetivo de automatizar processos, reduzir o retrabalho e aumentar a eficiência operacional das empresas. “Com mais de 900 clientes em 20 estados do país, temos três produtos em nosso portfólio, o ERP360, direcionado para a gestão empresarial dos segmentos de atacado, distribuição, varejo e serviços, ERP360Agro, voltado para a gestão empresarial do agronegócio, e o 1Clic, para a administração de microempresas”, destacou Rafael Dal Molin, diretor da Elevor.
A startup viveu períodos bem diferentes durante a pandemia. No primeiro mês, Molin destaca que a Elevor perdeu muitos clientes, já que, segundo ele, as empresas entraram em colapso e começaram a cortar gastos. Porém, com o tempo, as atividades foram se normalizando.
“Depois que a quarentena e o isolamento social foram se “estabilizando” e fazendo parte da nossa nova rotina, empresas começaram a nos procurar por entenderem a importância da tecnologia para a gestão efetiva dos negócios. De maneira geral, nesse “perde e ganha”, quem deixou de investir em tecnologias foram empresas pequenas, que acreditavam não precisar do apoio de um ERP nesse momento, como por exemplo, os salões de beleza”.
Já em relação às empresas do agronegócio, que precisam administrar uma quantidade enorme de pedidos, clientes e analisar processos complexos, o diretor reforça que elas se mantiveram com a Elevor mesmo com a pandemia, uma vez que a ferramenta se mostrou ainda mais necessária. “É complicado compartilhar números porque, no atual cenário, eles não condizem 100% com a nossa realidade, mas afirmo que nas últimas semanas fizemos negócios excelentes, que recuperaram as perdas que tivemos no início da pandemia”.
Para ajudar os usuários a se aperfeiçoarem durante a pandemia, a Elevor disponibilizou a “Plataforma de Educação Corporativa” da empresa, uma área de cursos e treinamento para os clientes terem sucesso nos negócios. Além disso, elaborou um plano de contingência gratuito para os clientes das soluções oferecidas pela startup, para que pudessem se organizar financeiramente e saber o que fazer durante a crise.
Segundo Rafael, as pessoas estão ficando conscientes da importância da tecnologia da informação e se havia um público mais resistente, ele está cada vez menor. “O que impede a digitalização, nesse momento, é o medo da incerteza do mercado daqui para a frente, mas também um certo comodismo, de manter as coisas como sempre estiveram. A pandemia acelerou a importância da digitalização de processos e até forçou as pessoas a aderirem às tecnologias mais cedo do que esperavam”, apontou.
Para ele, se adotada adotada corretamente, a digitalização pode impactar positivamente nos negócios. “A digitalização gera uma velocidade maior de execução dos processos, um controle maior sobre as decisões e a certeza das ações que estão sendo tomadas. E os negócios com certeza terão resultados melhores a partir daí”.
Molin comemora os resultados da Elevor e destaca que tem recebido um retorno positivo dos usuários. “A princípio, quem usa as soluções da Elevor têm se mostrado bem satisfeito. Estamos tendo retorno bem legais dos nossos clientes, que se mostram engajados com a nossas tecnologias. Durante a covid-19 ficou claro para a gente que estamos no caminho certo, senão já tínhamos ficado para trás”.
Já para o segundo semestre, a empresa está desenvolvendo um marketplace para ajudar os comerciantes de Passo Fundo e Região, no norte do Rio Grande do Sul, a comercializarem seus produtos durante o “novo normal”. “Além disso, queremos dar andamento a projetos que ficaram parados nos últimos meses por conta da pandemia, por exemplo o Portal do Produtor – onde os clientes dos nossos clientes conseguem ver informações especificados de pedidos, bem como realizar diversos outros pedidos, como emitir uma segunda via de boleto – e fortalecer uma parceria com a fintech PulsarPay, que automatiza pagamentos e recebimentos dentro dos nossos softwares”, finalizou.
Outra startup que procura contribuir para a digitalização de processos é a Vianuvem. Fundada em 2015, tem como missão desburocratizar os processos de negócios das empresas, feitos por e-mail, planilha ou papel. “O nosso intuito foi dar autonomia para as áreas criarem seus próprios processos e torná-los mais fluídos. Tudo isso é feito apenas com uma linguagem de fluxograma e sem que as pessoas precisem usar os códigos. A ideia veio daqueles rascunhos de reunião, quando desenhava fluxogramas, no estilo dos mapas mentais. E é esse o sistema que usamos”, destacou Fredy Evangelista, CEO da Vianuvem.
O foco principal de atendimento da empresa são as grandes companhias do mercado, com clientes no ramo de concessionárias, varejo e indústria farmacêutica. Segundo ele, o grande “pulo do gato” do serviço é que ele permite a modelagem de processos com workflows intuitivos, tornando as tomadas de decisão mais ágeis. “O sistema também otimiza a comunicação entre os departamentos, promove maior controle de processos, oferece segurança nas aprovações de pagamentos, facilidade na consulta e localização de documentos, monitoramento de resultados e visibilidade no fluxo de atividades”.
Atualmente, de acordo com Fred, a Vianuvem é 100% bootstrapper, ou seja, foi iniciada com investimento próprio. “No primeiro ano, a empresa faturou R$ 700 mil anual, e vem dobrando de tamanho a cada ano. A perspectiva é continuar com esse modelo de negócio até o final do ano de 2020, e em 2021 buscar investimentos para dar um salto maior, pois a previsão é fechar este ano com um faturamento de R$ 10 milhões e no ano que vem atingir R$ 20 milhões de faturamento”, afirmou.
Mesmo durante a pandemia, internamente, a empresa viu seus números crescerem no último mês. “Tivemos 4x mais tráfego no nosso site no mês de maio, que refletiu nas nossas vendas. Também batemos o recorde com 17 novos projetos implementados em um único mês. Antes da pandemia, tínhamos uma média de 6 projetos. Hoje, são mais de 190 grupos empresariais e mais de 45 mil usuários que utilizam diariamente a plataforma”.
Assim, houve um aumento da demanda de trabalho e por isso, teve que aumentar o quadro de funcionários. “Nós já contratamos um especialista de produto e estamos com 7 novas vagas abertas entre analistas de implantação, customer success, analista de marketing digital e gerente de projetos”. Para se inscrever em uma dessas oportunidades, basta acessar o link e cadastrar o currículo no banco de talentos.
Por conta de algumas operações de clientes estarem com baixa entrada de receita devido ao coronavírus, a empresa isentou os 2 primeiros meses de mensalidade. O objetivo é facilitar a adesão à plataforma e ajudar essas empresas a acelerarem a transformação digital quando mais precisam. “Além de termos lançado o produto de assinatura eletrônica para ajudar nossos clientes a ter menos contato com papéis, nós concedemos ainda descontos específicos para clientes de determinados setores, como o de concessionárias, que foi um dos mais afetados por terem suas lojas totalmente fechadas na maioria dos estados”.
Na opinião de Fred, a tecnologia tem um papel crucial para melhorar a eficiência operacional das empresas, já que os processos documentais de muitas delas ainda carregam uma certa burocracia. “Solicitações que incluem funcionários são um bom exemplo de processo burocrático das companhias. Para deferir um pedido de férias, é preciso que o documento passe por vários setores que nem sempre estão na mesma sede. Digitalizar o processo economiza os custos de logística e ainda permite que a liberação ocorra em muito menos tempo”, finalizou.
Fundada em 2016, a Docket visa facilitar os processos de obtenção de documentos por meio da tecnologia, reduzindo custos e prazos das operações. O objetivo é dar andamento em diversos tipos de negócios ou contratos que exigem uma grande complexidade de documentos.
“Muitas empresas, em diferentes segmentos, necessitam de mais de 20 tipos de documentos somente para fechar um contrato. Por isso, elas investem tempo e dinheiro para obter documentações em todo o Brasil. Como a demora é latente, alguns processos de formalização podem levar mais de 90 dias. Dessa maneira, nós atuamos para tornar simples toda a busca, gestão e pré-análise de documentos, que provêm de todo o país. Por meio da tecnologia, as empresas conseguem reduzir os custos das operações e até 80% do tempo na obtenção de documentos”, afirmou Pedro Roso, CEO da Docket.
A tecnologia desenvolvida pela startup permite que o cliente tenha a visibilidade de cada estágio do processo, sendo avisado quando o download do arquivo estiver disponível. “Para simplificar etapas repetitivas, nós utilizamos a inteligência artificial e machine learning como um dos diferenciais, possibilitando a pré-análise desses documentos em questão de segundos. Se imaginarmos a rotina de grandes corporações, que manuseiam inúmeros documentos, causa um impacto positivo e aumenta a produtividade da empresa”.
Docket trabalha com clientes de mais de 20 segmentos, entre eles serviços financeiros, agronegócio, construção, indústrias, varejo, shoppings, redes de supermercados, energia e telecom. São mais de 70 clientes, de grandes a médias empresas. Em fevereiro deste ano, a organização anunciou a finalização da sua rodada de captação Série A totalizando aproximadamente R$ 35 milhões, com a participação dos fundos de investimentos KaszeK, Valor Capital, ONEVC, Canary e Wayra.
Por conta da pandemia, o CEO observou uma maior demanda por digitalização de processos, mas destacou que também teve que se adequar ao atual cenário. “Tivemos uma melhor conversão em setores que continuam operando com menor impacto como agronegócio, energia e telecomunicações. Assim como todos, nos adaptamos em questões de modelos de prospecção e estratégia para entendermos para quais segmentos e empresas deveríamos direcionar nossos esforços. Crescemos em média de 10% (MoM) em relação ao número de contratos fechados”.
Além disso, para entender os desafios e como as empresas estavam se adaptando ao novo cenário, Pedro revelou que fez um contato direto com todas elas. “Foi muito bom estar próximo dos nossos clientes, escutar e pensar em como poderíamos ajudar. O feedback foi excelente e conseguimos traduzir essas conversas em pontos de melhoria para que todos naveguem melhor durante esse período”. Para as próximas semanas, estão previstos webinars entre a Docket e seus clientes para que eles possam compartilhar boas práticas.
A empresa também disponibilizou gratuitamente várias funcionalidades pagas de sua plataforma para que todos os clientes tenham mais efetividade nas atividades, reduzir a burocracia e melhorar a eficiência operacional.
“Ao todo, mais de 60 empresas já estão utilizando soluções que propiciam aos diversos times maior visibilidade dos processos documentais, redução de custos e maior controle sobre essas operações, evitando erros, duplicidade ou falta de informações. Além disso, conseguem controlar todos os vencimentos, obter pré-análises de diversos documentos e visualizar toda a esteira da operação por diferentes partes dos times eliminando planilhas de controle e até mesmo o excesso de e-mails. Além disso lançamos em nosso blog o monitoramento do funcionamento de diversos órgãos públicos que é atualizado constantemente”, apontou.
Para o segundo semestre, a Docket está empenhada em facilitar cada vez mais o workflow de documentos para seus clientes, além do lançamento de diversas funcionalidades e produtos. “Acabamos de lançar uma plataforma para gerenciamento automatizado de licenças, alvarás e documentos regulatórios de forma geral, com alertas de vencimento que ajudam a evitar multas e interdições e a manter as empresas sempre regularizadas, e provavelmente já entraremos com um score customizado para as operações de nossos clientes no segundo semestre”, finalizou.
Conteúdo publicado originalmente no Startupi. Co-realizador do Digitalks Action.
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